Портфолио / Бизнес-системы / ERP-система «Виртуальный офис»

ERP-система «Виртуальный офис» — веб-приложение для управления ресурсами и автоматизации производственного процесса компании с совместным доступом для сотрудников и клиентов компании.

Карта офиса с иконками сотрудников. Мебель реализована в виде перетаскиваемых и редактируемых объектов.

Пользователи

Пользователи делятся на 6 категорий. Каждая из них обладает своим набором прав доступа и занимает отдельное место в производственной цепи. Смысл разделения еще и в том, чтобы за два шага можно было дойти до любого сотрудника, например: Менеджер - АТК - Штатный сотрудник или Клиент - Менеджер - АТК - Директор).

При выборе сотрудника на виртуальной карте офиса появляется окно с информацией о нем, его задачах и возможных действиях

Управление иерархией сотрудников реализовано при помощи специальной формы, доступной для пользователей с соответствующими правами доступа

  1. Администраторы (директора). Имеют все возможные права доступа, кроме просмотра личных сообщений сотрудников.
  2. Менеджеры. Отвечают за подготовку пакета информации о проекте, привлечение клиентов и доставку конечного продукта. Любое взаимодействие с клиентом происходит только через менеджера. Пакет документации проекта подготавливается менеджером и автоматически передается администратору технического контроля как только все необходимые документы собраны. Документы прикладываются к проекту в электронном виде.
  3. Администраторы технического контроля. Контролируют полноту данных о проекте до начала его воплощения: все ли оплачено, заключен ли договор и прочие условия готовности проекта к выполнению. Как только проект готов, администратор назначает исполнителей из штата. После завершения ими задач, администратор проверяет работоспособность продукта. В случае если продукт отвечает требованиям проектной документации, то администратор технического контроля помечает проект, как готовый и проверенный. Менеджеру приходит уведомление об этом, и он доставляет продукт клиенту.
  4. Штатные сотрудники. При получении задач от АТК распределяют их между удаленными сотрудниками и выполняют вместе с ними. Отвечают за выполнение задач в срок. Список задач сотрудника содержит все адресованные ему задачи со статусом и сроком их выполнения. Сотрудник может изменять статус задач (например, на «Выполнена» - задача автоматически возвращается АТК для проверки).
  5. Удаленные сотрудники. Получают задачи от штатных сотрудников, находясь у них в подчинении. По готовности изменяют статус задачи. Также отвечают за соблюдение сроков выполнения задач.
  6. Клиенты. Через интерфейс со списком проектов и задач следит за процессом реализации проектов для его компании. Наглядное визуальное представление информации о проекте для клиента позволяет в реальном времени отслеживать готовность продукта.

    Клиент может самостоятельно по-шагово сформировать заказ (в данном случае – тех. задание)

    Как только заказ будет создан, начнется полностью настраиваемый производственный процесс

Объекты рабочего процесса

Объектами рабочего процесса называются инструменты, при помощи которых взаимодействуют пользователи. Например, когда пользователь отправляет личное сообщение, то использует объект сообщение. Важнейшими объектами являются проект и задача – из них получается продукт, продаваемый клиенту.

  1. Проект

    В разделе «Проекты» директора видят все открытые проекты, менеджеры и другие сотрудники – только те, в которых участвуют

    При выборе определенного проекта, появляется окно с информацией о нем, список задач, комментариев и возможных действий

  2. Задача

    У каждой задачи есть несколько статусов, который меняются по ходу ее выполнения. В окне задачи показана подробная информация о ней и возможные действия

  3. Отчет. В результате работы с программой накапливается большое количество проектов и задач. Чтобы получить подробную информацию о любом проекте, достаточно выбрать его в разделе «Отчеты» и нажать кнопку «Показать отчет». Отчет будет автоматически сгенерирован и показан в форме стандартов отчетности компании с возможностью сохранить файл отчета в формате Microsoft Word, Excel или PDF.
  4. Сообщение. Каждому зарегистрированному пользователю можно послать личное сообщение. После отправки у адресата появится уведомление о получении нового сообщения. Сообщения можно удалять.

Расширение и доработка системы

При необходимости ERP-система может быть дополнена новыми модулями, добавляющими и другие возможности.

Сервис подсчета стоимости продвижения сайта по ключевым словам

На интерактивной карте видна концептуальная схема работы компании

Система личных сообщений с возможностью общения через электронную почту

Высокая степень интегрированности ERP-системы гарантирует постоянное высокое качество выполняемых работ. При этом падают временные издержки на координацию бизнес-процессов и растет эффективность труда сотрудников, избавленных от монотонной бумажной работы.